Vem ska kontaktas för support kring InfoMentor?

Vårdnadshavare/elever

Användning av InfoMentor

Förskolan/skolan ansvarar för att ge grundläggande information till vårdnadshavare kring användandet av InfoMentor i verksamheten.

1. Hänvisa till kumla.se där det finns länkar till aktuella guider (se även nedan)
2. Även på den här sidan Hjälp för elever och vårdnadshavare finns vanliga frågor och svar, även översatt till flera olika språk både för förskola och grundskola
3. Be vh/elev ta direktkontakt med förskolans/skolans administratör (lista finns på Kumlaportalen - FLL)
4. Administratören tar kontakt med systemförvaltare/IM support vid behov.

InfoMentor - hur loggar jag in?

See Appendix 1

InfoMentor Hub - notisapp för vårdnadshavare och elev

See Appendix 2

Personal

Funktioner i Infomentor

Vill du veta hur du som personal utför en uppgift i InfoMentor, t.ex. skapa en planering, lägga upp en bild på bloggen eller likande funktioner?

För frågor som rör funktionalitet i systemet:

1. Kolla i InfoMentors hjälpavsnitt (frågetecknet i övre högra hörnet när du är inloggad i IM)
2. Sök informatin på InfoMentor Academy
3. Ta hjälp av kollegor eller digitaliseringsstödjaren på din skola/förskola
4. Kontakta systemansvarig för förskolan eller grundskolan. Supportorganisation
5. Kontakta InfoMentor – Support med din fråga 

Administration

Har du en fråga av mer administrativ art, tex om det saknas barn/elever, grupper, problem med inloggning eller behörigheter?

För frågor som rör administration:

1. Kontakta förskolans/skolans administratör (lista på administratörer finns på KP - FLL)
2. Kontakta systemförvaltaren
3. Kontakta InfoMentor – Support med din fråga 

Infomentor Support

På den här sidan InfoMentor – Support hittar du kontaktuppgifter till supporten och annan aktuell information.

Kumla kommun - informtion och samarbetsytor

Teams

Digitaliseringsstödjarna i både förskola och grundskola/IM/VUX använder Teams för samarbete och i respektive team finns en separat kanal för InfoMentor-frågor. Använd gärna flödet där för tips och råd.  

Kumlaportalen

På FLLs gemensamma samarbetsyta på Kumlaportalen finns aktuella dokument som rör InfoMentor.

Information om eventuella driftsstörningar publiceras på Kumlaportalen av systemförvaltaren.

Senaste nytt och nya funktioner

• Systemförvaltaren får information via mejl eventuella pågående driftsstörningar och ansvarar för att denna hänvisas till berörda via aktuella kanaler.
  
• Som användare av InfoMentor får du information skickat till dig via systemets meddelandefunktion vid till exempel uppdateringar och nya releaser.
• Systemansvariga i förskolan respektive skolan informerar och lyfter ny funktionalitet med digitaliseringsstödjarna. Har man som personal önskemål om nya funktioner till InfoMentor lyfter man detta med systemansvarig som i sin tur samlar ihop dessa och förmedlar vidare till InfoMentor.

Användarstöd

Digitaliseringsstödjaren på respektive förskola/skola

• Kan de grundläggande funktionerna kring planering, undervisning, dokumentation och bedömning i InfoMentor och ger stöd till sina kollegor i dessa frågor.
• Deltar i kommunövergripande träffar där utveckling av arbetssätt diskuteras.
• Ansvarar för allmän information om systemet till vårdnadshavare.

Systemadministratör

Förskolan: förskolans administratör
Grundskolan/IM/VUX: skoladministratören (se lista på Kumlaportalen – FLL)

• Ansvara för lokal användarsupport till vh/elev och till viss del personal på förskolan/skolan. Till exempel vid inloggningsproblem.
• Användar- och behörighetsadministration – kontohantering för aktuell skola/förskola
• Samarbete kring/ansvar för inläsning av fil från Skola24 Schema (endast skolan)

Systemansvarig InfoMentor förskola/skola

Förskolan: Maria Högberg
Grundskolan: Marika Jonsson

• Utveckla och uppmärksamma utvecklingsbehov i verksamheten kopplat till systemet – hur stödjer systemet verksamheternas mål på bästa sätt?
• Webbmöten/dialog med InfoMentor utifrån verksamhetens behov
• Ansvara för användarstödsträffar
• Utbildningsansvarig utifrån behov i verksamheten
• Bevaka nya funktioner/uppdateringar och informera om dessa
• Support för pedagogisk personal kring pedagogiska funktioner

Systemförvaltare

Förskola och grundskola/IM/VUX: Gule Yilmaz

• Övergripande kontohantering
• Integrationer – synkronisering - hur systemet samverkar med övriga system (tex IST) och säkerställa att de fungerar tillsammans
• Kontakt med leverantör och IT - tekniska frågor som rör InfoMentor.
• Felsökning - identifiera ev fel och brister i systemet och säkerställa att dessa åtgärdas.
• Kommungemensam information till vh via InfoMentor
• Support och rutiner för administration av systemet
• Uppdatering – uppgradering

Skolans/förskolans administratör ansvarar för att personal läggs till i systemet och får rätt behörighet. Beställning görs på uppdrag av rektor/närmaste chef.

Om rutan Visa elevträdet för alla lärare är markerad syns hela elevträdet med tillhörande info (gäller både Lärare och Informationsbehörighet). 
Om rutan inte är markerad syns endast de grupper man är kopplad till. För att se elever i elevträdet behöver personen då kopplas till klasser/grupper i InfoMentor (görs via Personalbehörighet - Koppla till grupper)

NOTERA:

-  Det som läggs upp i ett barns/elevs portfolio räknas inte som pedagogisk dokumentation och kan därför ses av samtlig personal, oavsett behörighet.

-  Analys-fliken kan kopplas in på behörighetsnivåerna Administratör, lärare och speciallärare. (görs bakom respektive personals namn under Personalbehörighet).

Observera att om Analys är påkopplad, har man tillgång till all information i Analys för den skolan man har tillgång till. Man ser pedagogisk information om samtliga elever på den aktuella skolan, även om endast någon enstaka klass/grupp är kopplad till användaren i systemet för övrigt.

Inför nytt läsår - Infomentor

Förskolan

Automatisk överföring från IST är på hela sommaren för förskolorna.

Digitaliseringsstödjare

• Informera administratörerna om barn flyttas mellan avdelningar (gäller under hela läsåret)
• Ev information till vårdnadshavare vid terminsstart om Infomentor, appen och inloggning (se kumla.se)
• Ta ut dokumentationen på de barn som ska sluta till t ex ett usb-minne före skolstarten. När ett barn inaktiverats/börjat på grundskola kommer man inte åt dokumentationen längre. Detta syftar till exempelvis portfolio, dokumentationsdelen och eventuell dokumentation i kunskapsrum. 
• När det gäller portfolio laddar du ned filmer och dokument genom att klicka in på aktuellt inlägg. Bilder laddas ned genom att högerklicka på aktuell bild och välja att spara ned (webbläsarens ”vanliga” nedladdningsfunktion).
• I dokumentationsdelarna, både via barnprofil och kunskapsrum, kan man välja att ladda ned alla typer av uppladdad dokumentation.
• Notera att om ni skapat Dokumentationsrum så följer de inte med till nästa läsår. Vid läsårsstart kan ni välja att kopiera dokumentationsrum från tidigare läsår. Inlägg under "diskussion" följer inte med vid kopiering.

Förskoleadministratörer

• Eventuella namnbyten på förskolor eller avdelningar i IST måste meddelas till InfoMentor via systemförvaltaren.

Tänk på att ni bör behålla samma avdelningsnamn/gruppnamn i förskolan för att tidslinjer på avdelningarna/grupperna från tidigare ska finnas kvar. Detta eftersom tidslinjen tillhör respektive avdelning/grupp och vid byte av detta skapas också ny avdelning/grupp med nytt ID och därmed ny tidslinje.

• Inaktivera/lägg till personal på uppdrag av förskolechef eller annan personalansvarig och ge rätt behörighet.
• Ta bort barn som slutar/byter förskola/avdelning från den gamla tillhörigheten i InfoMentor. Barn som är avslutade (rödmarkerade) ska flyttas till mappen slutat.

Grundskolan

Synken mellan IST och InfoMentor är avstängd under sommaren. Justeringar som görs i IST behöver alltså göras manuellt i InfoMentor under juni, juli. Se InfoMentor.se för exakt datum då den autmatiska överföringen slås på igen.

Vid skolbyte är det IUP, omdömesblankett och bedömningar i ämnesmatriserna som går att hämta upp i InfoMentor för den nya skolan. Dock följer den inte med per automatik, utan pedagoger på den nya skolan måste aktivt gå in och välja att plocka över det. I IUPen görs detta för var och en av eleverna, i bedömningsmatriserna görs det också per elev/ per ämnesmatris.

Vad gäller personalens material är det inget som följer med vid skolbyte. Vill de ha över kunskapsrum till den nya skolan, behöver de dela dessa med huvudmannen och sedan kopiera in dem till den nya skolan.

Skoldministratörer

• Säkerställ att elever, personal och vårdnadshavare är rätt registrerade i elevregistret.
• Eleverna importeras via vår automatiska import från IST. Över sommaren kommer inga automatiska importer att ske för grundskolan. I början av augusti öppnar Infomentor upp de automatiska importerna igen och då sker import av det nya läsåret. När detta görs måste  kommande läsårs elever aktiva i IST. Annars kommer förra årets elever att läsas in på fel skolår
• Samarbeta med schemaläggare så att schemafil och elevregistret stämmer överens och att personal har tillgång till rätt grupper och rätt elever.
• Säkerställ att en aktuell schemafil läses in från Skola24.
• Ta bort elever som byter skola/grupp från den gamla skolan/gruppen i InfoMentor.
• Lägg till ny/inaktivera personal i Infomentor och ge tillgång till rätt grupper (bevaka löpande under året)
• Hantera vilken personal som ska ha Analys samt kontaktuppgifter synliga i hubben
• Säkerställ att all personal har rätt behörighet på respektive enhet. Se detta dokument för behörighetsnivåer och vilken typ av behörighet respektive personal inom FLL ska ha.
• Lägg till/ta bort länkar, dokument i InfoMentor Hub. Kommungemensamma länkar och dokument är listade i dokumentet Kommunikationsvägar på KP/FLL

Fritids

• Fritidstider som finns inlagda för augusti redan nu kommer att synas/finnas kvar efter att vi bytt aktivt läsår (görs i början av augusti).
• De fritidsgrupper inkl elever, som finns registrerade i IST kommer läsas in i InfoMentor den 2 augusti.
• Skolan skapar eventuellt egna fritidsgrupper vid behov.

Systemansvarig förskola och grundskola

• Avstämning med rektorsgrupperna kring gemensamma dokument/länkar för InfoMentor Hub - justering?
• Se över aktuella mallar och inställningar - gemensamma rutiner. Behöver juteringar göras utifrån verksamhetens behov?

Frånvaro, inställningar

Grundskola

Skoladministration – Systeminställningar - Frånvaro                                                                           

1. Startdatum för frånvaro

Rutan Startdatum för frånvaro anger från vilket datum frånvaron ska visas när man drar ut rapporter på elevers frånvaro. Välj läsårets första dag här.

Denna inställning görs inte automatiskt utan behöver ändras manuellt varje läsårsstart. Notera att tidigare gjord frånvaro (från förra läsåret) finns kvar även när startdatum ändras här.

2. Inställningar för frånvaroanmälan från vårdnadshavare

Från och med januari 2020 finns möjligheten för vårdnadshavare att frånvaroanmäla del av dag och att godkänna frånvaro som registrerats via hubben automatiskt. Respektive skola tar själva beslut om vilka av dessa funktioner man önskar aktivera.

Kryssa i aktuella rutor för att aktivera funktionen. Glöm inte att klicka på Uppdatera. 

3. Frånvarotyper

Här listas de frånvarotyper som ska finnas aktiva och som vi använder i Kumla kommun. Notera att vi som skola inte får skriva något orsaken till frånvaron, t.ex. sjuk eller läkarbesök vid någon form av frånvaroanmälan.

VIKTIGT!
Inför vt 2020 har justeringar gjorts centralt. Om ni trots detta har en frånvarotyp inlagd som inte överensstämmer med ovanstående, ska den inaktiveras men inte raderas!

1. Klicka på symbolen framför frånvaroorsaken (ej på krysset bakom – då raderas alla anmälningar på denna frånvarotyp)
   
   
   
2. Bocka sedan ur rutan Aktiv – därefter klicka på Uppdatera.
   
   
   
3. Därefter kommer det inte att gå att välja det alternativet vid frånvaroregistrering, men gjorda anmälningar finns kvar i systemet.

Konton för personal 

Skolans/förskolans administratör ansvarar för att lägga till och plocka bort personal i Infomentor samt tilldela adekvat roll/behörighet.

Personalkonton skapas manuellt i InfoMentor, alltid på uppdrag av ansvarig rektor/chef. För att personal ska få tillgång till en förskola/skola krävs att administratören lägger till personen med hjälp av personnummer samt för-och efternamn. 

Ny personal

• Namn och fulltändigt personnummer behövs för registrering av personal.
• För grundskolan – säkerställ att admin har samma signatur i Skola24 schema annars läses inte lektionerna över korrekt.

1. Vilken behörighet ska personen ha?

Personal tilldelas olika typer av behörighetsnivå, beroende på roll och funktion.  Om det är oklart vilken behörighet en personal behöver beslutas det i samråd med rektor. Tänk på att vara restriktiv med behörigheter och tillgång till pedagogisk dokumentation.

Översikt av behörighetsnivåerna, vad de innebär och vilken behörighetsnivå som ska kopplas till respektive profession/befattningar hittar ni i dokumentet "Behörigheter i IM - befattningar" i Kumlaportalen - FLL

Notera! När det gäller förskolorna var det tidigare inte möjligt att administrera barns scheman med behörigheten lärare. Därför har förskolorna valt att lägga samtlig personal som administratörer. Nu är detta åtgärdat och därför bör behörigheterna ändras för förskolepersonal utan administrativt uppdrag. Rektor och IKT-piloter ska fortfarande ha administratörsbehörighet. Lärare behöver kopplas till de grupper de ansvarar för. Se hjälpavsnitt i InfoMentor

2. Ska elev och vh se kontaktuppgifterna till personal i InfoMentor Hub?

I vyn Personalbehörighet finns inställningar för Visa namn och telefon (arbete) på InfoMentor Hub. Välj aktiv om personalen ska synas i personallistan under kontaktlista på InfoMentor Hub (för elev och vh). Detta innebär också att vårdnadshavare/elever kan skicka mail till personalen, förutsatt att E-postadressen finns registrerad.

3. Ska personalen ha tillgång till Analys-delen? (gäller endast grundskolan)

I vyn Personalbehörighet finns även inställningar för att aktiver fliken Analys för behörighetsnivåerna Administratör, lärare och speciallärare.

Observera att om Analys är påkopplad, har man tillgång till all information i Analys för den skolan man har tillgång till. Man ser pedagogisk information om samtliga elever på den aktuella skolan, även om endast någon enstaka klass/grupp är kopplad till användaren i systemet för övrigt.

Personal slutar

När personal slutar på en skola/förskola måste kontot tas bort manuellt av administratör, också på uppdrag av ansvarig chef.

Säkerställ att detta ses över vid terminsskiften eller löpande under året.

• Ändrad arbetsplats inom FLL?  Använd funktionen byte av skoltillhörighet
• Tjänstledighet?  Inaktivera
• Avslutad tjänst i kommunen? Radera 

Inloggning personal

Personal i både förskola och grundskolan loggar in i InfoMentor via sitt kommunkonto.

• Du kan komma till inloggningsidan flera olika vägar:

1. Via länk på Kumlaportalen, under Mina system (portföljen).
2. Via länk på kumla.se/utbildning och barnomsorg
3. Skriv in infomentor.kumla.se direkt i webbläsaren

• Är du inloggad på en kommundator blir du automatiskt inloggad i InfoMentor. Om du använder en annan enhet behöver du ange dina vanliga inloggningsuppgifter du använder för att logga in på din dator.
• Har du behörighet till flera skolor/förskolor får du i nästa steg välja var du vill logga in.

Grundskolan - ett extra steg i inloggningen till InfoMentor

• För inloggning i någon av våra grundskolor krävs dessutom ett Google-konto från Kumla kommun.

Elever och personal som har @skola.kumla.se konton får automatiskt Google-konton när de aktiveras i verksamhetssystemet IST.

För personal som har kommunkonton som slutar på @kumla.se behöver manuella Google-konton skapas. Du lägger då in en beställning av detta i Serviceportalen.

Läs mer om Google konton för dig som personal:
Logga in i Google (för första gången) om du är pedagog
Hur du loggar in till Google om du INTE är pedagog eller elev

• I nästa steg anger du inloggningsuppgifterna till ditt Google konto, godkänner allt och loggas därefter in i systemet. Denna koppling behöver du inte göra flera gånger.

• När du väl gjort en koppling till ditt Googlekonto kommer du enkelt att kunna logga in genom att klicka på den blåa Google-knappen på InfoMentors inloggningsida.

Beroende på vilken behörighet personal har i Infomentor kommer de åt olika typer av information.

Skolans/förskolans administratör/handläggare ansvarar för att lägga till och plocka bort personal i Infomentor samt tilldela adekvat roll/behörighet. Om det är oklart vilken behörighet en personal behöver beslutas det i samråd med rektor. Tänk på att vara restriktiv med behörigheter och tillgång till pedagogisk dokumentation.

NATIONELLA PROV

Rutin för registrering i Infomentor och export till SCB

1. Skolenhetens administratör skapar respektive ämnesprov för registrering.

Se instruktioner på Infomentors hjälpsida.

2. Respektive ämneslärare rapporterar sedan resultatet enligt instruktioner på Infomentor: Rapporter – Nationella prov – Funktioner – Instruktioner

OBS! Notera att instruktionerna gäller för åk 3, 6 och 9

Datum för sista registrering i Infomentor beslutas gemensamt i administratörsgruppen inför varje nytt läsår och meddelas ämneslärare i samråd med rektor.

3. Skolenhetens administratör granskar inrapporterade resultat för att undvika felkällor.
4. Export av NP görs av respektive administratör. Textfil plockas ut från Infomentor för varje skolenhet (en fil/årskurs) och skickas till verksamhetssamordnaren.

Se hjälpavsnitt i Infomentor 

5. Verksamhetssamordnaren sammanställer därefter samtliga filer och skickar in till SCB för inläsning.

SCB: http://www.scb.se/lamna-uppgifter/undersokningar/Nationella-prov-grundskolan-resultat/

För ytterligare info om resultatinsamling av NP, se mer på Skolverket.se  

6. Om rapporteringen innehåller fel, kommer filen tillbaka och respektive administratör rättar då skolenhetens uppgifter.

Rutin för hantering av elever med TF-nr

(skyddade personuppgifter) i InfoMentor

Beroende på aktuell elevs situation behöver det förtydligas vilka uppgifter som ska registreras och inte (fingerat namn, personnummer osv). Detta görs alltid i samråd med familj eller socialtjänst via rektor innan något registerars i systemen.  Viktigt att förtydliga vilka som har rätt att få information om eleven och som ska läggas till som vårdnadshavare/kontaktpersoner. Separat godkännandeblankett om att ta del av infomation finns i förvaltningen.

1. Logga in på aktuell skola

Om eleven redan finns i elevregistret och i Infomentor och under läsåret får skyddade personuppgifter gå till steg 2. Om det gäller en ny elev gå vidare till steg 3.

2. Dölj elev i InfoMentor

Börja med att dölja den elev som senare ska ändra identitet och få TF-nr. Detta gör ni genom att i sökrutan uppe till höger söka efter eleven. Klicka på elevens namn så att ni hamnar på elevens profil. Bocka i rutan Dölj på familjewebben*.

3. Skapa ny elev med TF-nr

Klicka på knappen Skoladministration och sedan på Gruppansvar. Klicka Funktioner och sedan på Registrera elev. Skriv in det personnummer som ni vill använda (ÅÅMMDDTFXX) och klicka sedan på Kontrollera om uppgifter finns. Om detta personnummer är upptaget märker ni det genom att ni får upp uppgifter på eleven som har detta TF-nummer. Om detta inte sker, kan ni fylla i förnamn och efternamn och sedan klicka på Bekräfta. Om personnumret är upptaget försök med andra siffror (de två sista på slutet) tills ni hittar ett ledigt.

4. Skapa elev i elevregistret

Registrera eleven i elevregistret med det TF-nr ni precis har skapat i InfoMentor. Frågor kring hur detta görs – kontakta systemförvaltare för elevregistret.

Om eleven redan fanns i elevregistret /Infomentor och under läsåret fått skyddade personuppgifter gå till steg 5. Om det gäller en ny elev så är steg 4 det sista .

5. Meddela InfoMentor Support

Ring InfoMentor support på 044-20 01 03 och meddela att elevens profiler ska slås ihop (uppge både det riktiga personnumret samt det nya TF-numret). Viktigt att denna information inte mailas pga. sekretess.

Ska läggas upp på InfoMentor vid läsårsstart och hållas uppdaterad under läsåret.

Administratörer ansvarar för uppdatering och gallring på uppdrag av rektor

Både länkar och filer ligger kvar i hubben tills att de tas bort manuellt (om man inte satte ett slutdatum för publiceringen). Då de ej försvinner vid läsårsskifte måste de hållas uppdaterade och gallras vid behov.

Andra exempel på länkar att publicera utifrån verksamhetens behov: 

• övriga länktips till föräldar
• Länk till aktuella reportage i media kring verksamheten

Andra exempel på Filer utifrån verksamhetens behov: 

• Trivselregler eller andra policy-dokument
• Kontaktuppgifter till avdelningar

* Pushnotis skickas via appen med start från ca kl.18:00 om vh aktiverat pushnotiser. Om vh tagit del av informationen tidigare under dagen, skickas ingen pushnotis.

Instruktioner? Sök och läs mer i InfoMentors hjälpavsnitt (frågetecknet i övre vänstra hörnet).

Gemensam rutin för information om Covid-19 till vårdnadshavare

Gäller från och med 11 maj 2020

SKICKAS ALLTID UT CENTRALT AV ANSVARIG PÅ FÖRVALTNINGEN på uppdrag av skolchef

1. Skrivs av förvaltningsledningen
2. Läggs upp på kumla.se av kommunikatör
3. Länken till ovanstående sida publiceras sedan på InfoMentor:

Nyheter (F-9) och inlägg tidslinjen (fsk).

Ange gemensam rubrik och tid nyheten ska vara publicerad (tid gäller bara för F-9). T.ex.

Rubrik: Ny information

Brödtext: Nu finns uppdaterad information från förvaltningen till vårdandshavare i förskola och grundskola. länk....

Tid: idag t.o.m.12 juni

Sätts inget slutdatum försvinner inlägget/nyheten vid läsårsskifte.

För verksamheter som behöver anpassa sin kommuniktion (tex. där vh har särskilda behov) kan länken till informationssidan skickas som sms via InfoMentor.

OBS! Vid akut krisinformation som måste nå vårdnadshavare omgående skickas sms och epost.

I dokumentet Bedömningsprocessen (finns på Kumlaportalen och gäller i samtliga grundskolor
från och med ht-20) framgår att i samband med terminsslut ska en sammanvägd bedömning av
elevens kunskapsnivå göras i ämnets huvudmatris.

I den här instruktionsvideon kan du bl.a. lära dig mer om hur du på ett enkelt sätt bedömer i
ett ämnes huvudmatris. I den sista delen av filmen (från ca 11 min och framåt) går de igenom
hur du kan markera och bedöma på ett enklare sätt och därmed minska antalet klick.

Notera! För att den sammanvägda bedömningen mot kunskapskraven ska få aktuellt datum i matrisen och synas för elever och vh vid publicering
behöver en markering göras, även om bedömningsnivån är den samma som tidigare läsår.

Så länge ämnets huvudmatris är publicerad syns även äldre bedömningar för elever och vh i
InfoMentor Hub.

/IKT-arbetsgruppen FL