Vad är en handling och vad är ett ärende
En handling är information som är lagrad på något underlag, exempelvis på ett papper eller en hårddisk. I lag beskrivs en handling som en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel. En handling kan lämnas till kansliavdelningen eller någon av kommunens förvaltningar som arbetar med det ansvarsområde som handlingen handlar om. På kansliavdelningen eller förvaltningen avgörs om ärendet ska registreras eller hållas ordnat på annat sätt, eller kanske kastas. Exempel på handlingar som kan kastas direkt, eller gallras, är reklam och inbjudningar till en del kurser och konferenser.
En handling kan lämnas in av en privatperson, exempelvis ansökan om bygglov eller medborgarförslag. En handling kan också initieras av kommunen själv, exempelvis en översyn av kommunens översiktsplan. När en handling har kommit in så inleds ett ärende i kommunen. Ett ärende registreras i diariet. I diariebilden finns bland annat information om vem som initierat ärendet och vad det handlar om. Här finns också information om vilka handlingar som kommit in i ärendet och hur dessa behandlas inom kommunen. När en handling registreras får den ett ärendenummer (diarienummer). Ett ärende kan alltså bestå av en eller flera handlingar. Varje handling registreras var för sig i ärendet så att de kan särskiljas och tydligt beskriva de olika stegen/delarna, beredningen och beslutshanteringen i ett ärende.
De flesta handlingar inom kommunen är offentliga men det förekommer även en hel del handlingar som omfattas av sekretess. Alla kan begära att få se en handling utan att behöva uppge vem man är eller vad man ska använda handlingen till. I vissa fall kan kommunen neka personen att få se hela eller delar av en handling. Myndigheten ska informera om möjligheten att begära myndighetens prövning och få ett beslut att överklaga. Beslutet fattas först när någon begärt myndighetens prövning. Ett sådant nekandebeslut ska hänvisa till en lagparagraf och är möjligt att överklaga.
Det är också möjligt att ringa till registrator eller maila till förvaltningsbrevlådorna och begära få en handling sänd med e-post alternativt med post. Kommunen har en taxa för utlämnande av allmänna handlingar.