Skapa interna försäljningsorder


Internt styrdokument Intern orderfakturering i UBW (Agresso)
Uppdaterad: 2017-11-24 2 Internfakturering............................................................................................................ 3 Intern försäljningsorder/internfakturering ................................................................ 3 Fliken försäljningsorder.............................................................................................. 4 Interna kunder ....................................................................................................... 5 Kontering................................................................................................................ 7 Orderrader ............................................................................................................. 8 Artiklar ............................................................................................................... 8 Knappar under orderrader ................................................................................ 9 Ytterligare artikelinformation .......................................................................... 10 Huvudbok ............................................................................................................. 10 Fliken Leverans ......................................................................................................... 11 Spara försäljningsorder ............................................................................................ 11 Ändra en sparad försäljningsorder som inte är fakturerad ...................................... 12 Kopiera försäljningsorder ......................................................................................... 14 Rapporter ................................................................................................................. 15
Uppdaterad: 2017-11-24 3 Internfakturering När man skapar en intern försäljningsorder så skapas vid fakturering en intern kundfaktura och en intern leverantörsfaktura. Interna försäljningsorder faktureras ut mellan den 1 och den 15 varje månad. Det går att skapa försäljningsorder för internfakturor under hela månaden men de som skapas efter den 15:e i månaden faktureras ut i början på nästkommande månad. Samtliga interna leverantörsfakturor måste vara konterade, gransknings- och beslutsattesterade senast den sista varje månad. Internt fakturaunderlag lämnas löpande till den som ska registrera interna försäljningsorder i Agresso. Informationen på fakturan ska vara så tydligt att inga bilagor behöver bifogas till fakturan. Underlaget sparas hos respektive handläggare. Intern försäljningsorder/internfakturering För att skriva en intern försäljningsorder ska du öppna menyn Kunder och försäljning i Agresso web.
Uppdaterad: 2017-11-24 4 Här väljer du sedan Försäljningsorder Fliken försäljningsorder Följande fönster öppnas när du har klickat på försäljningsorder och det är också själva registreringsbilden:
Uppdaterad: 2017-11-24 5 Interna kunder Interna kunder finns i kundgrupp 30 och det är enbart dessa som får användas vid skapande av en intern försäljningsorder. För att skapa en intern försäljningsorder så väljs kund först enligt listan ovan kundnr 14***. Vill man söka fram en kund så klickar man på prickarna bredvid fältet Kund, så öppnas ett sökfönster:
Uppdaterad: 2017-11-24 6 Klickar man på avancerad så öppnas fler sökalternativ. Tänk på att söka med * före och efter ex. *organisationsnummer/personnummer*. Tänk på att kunden du väljer är den som är köparen. När jag har valt min kund genom att klicka på raden och tabba ur så fylls vissa fält i automatiskt och vissa fält måste fyllas i markerade med röd stjärna *:
Uppdaterad: 2017-11-24 7 Ordertyp: Välj faktureringsklar order Status: Status sätts till Att fakturera Man kan också välja status Parkerad (Du kan parkera en order om den inte är klar för fakturering). När ordern är klar måste status sättas till Att fakturera för att en faktura ska kunna skapas. Status Avslutad väljs inte. Man kan också välja status Spärrad (om du har sparat en order och den inte ska faktureras kan ordertypen sättas till spärrad). Ordern går då inte att fakturera. En spärrad försäljningsorder kan inte öppnas igen för fakturering. Ansvarig: Här väljs den som ska vara ansvarig och kommer också att stå som referens på fakturan. Saknas ansvarig kontakta din förvaltningsekonom för upplägg. Säljare: Är ditt namn inte förvalt fyll i detta (detta fält är bra att fylla i då det blir sökbart för att ex. leta upp ordrar som man tidigare skapat). Fältet syns inte på fakturan. Referenskod: Avgör vilken fakturainkorg fakturan sänds till. Internt lev.nr: Är den som har levererat varan eller tjänsten det vill säga säljaren. Externt order-id: Används inte och kommer heller inte med på fakturan Under kolumnen Faktura är fälten förvalda och ska inte ändras likaså under kolumnen Datum. Kontering Under kontering är motpart förvalt och bestäms utifrån vald kund. Ska inte ändras! Är motparten fel kontakta ekonomiavdelningen för rättning av kund.
Uppdaterad: 2017-11-24 8 Orderrader Under fältet orderrader skriver du din sålda vara eller tjänst. Artiklar I Agresso används artiklar vid fakturering. För att kunna fakturera måste först artikeln finnas upplagd i artikelregistret. Saknar du en artikel ska du i första hand höra av dig till din förvaltningsekonom för upplägg av nya artiklar. Viktigt att vid skapande av intern försäljningsorder börjar alltid artikeln på INT*** och moms ska inte förekomma. Du markerar på första raden så öppnas fältet för att skapa en orderrad alternativt klicka på knappen Lägg till. Du kan söka fram aktuell artikel från artikelregistret. Detta gör du genom att klicka på knappen med tre prickar …. i fältet Artikel. Det går också bra att skriva in artikelns namn i fältet. Fälthjälpen öppnas då i ett nytt fönster:
Uppdaterad: 2017-11-24 9 I fälthjälpen kan du söka fram din artikel genom att trycka på sök då visas samtliga artiklar. Du kan begränsa din sökning genom att ange ex. namn på den artikel du söker. Använd * när du söker. Klickar man på Avancerad så öppnas fler sökalternativ. När du hittat din artikel klickar du på den. Viktigt! Vid intern fakturering ska du välja en artikel som börjar med INT! När du valt din artikel så väljer du antal och pris. Knappar under orderrader När du lägger in orderrader har du ett antal knappar till din hjälp. Lägg till Lägger till en ny orderrad Ta bort Med hjälp av denna knapp kan du genom att först markera raden, ta bort en vald orderrad Återställ Om du har parkerat eller stängt en orderrad kan man använda knappen återställ för att öppna orderraden igen Parkera Om du inte är klar med din order men behöver spara denna kan du använda funktionen parkera. En parkerad rad eller en parkerad order – går inte vidare till fakturering. När du är färdig med din order markerar du raden och väljer knappen återställ för att den ska kunna faktureras. Stäng Markera orderrad och välj stäng om orderrad inte ska faktureras. För att öppna en stängd orderrad markera raden och välj återställ.
Uppdaterad: 2017-11-24 10 Avsluta Markera orderrad och välj avsluta om orderrad inte ska faktureras. Orderrad går inte att öppna igen. Sök artiklar Denna knapp har samma funktion som knappen med de tre punkterna bredvid artikelfältet. Om du klickar på knappen öppnas artikelsök i ett nytt fönster. Se information på föregående sida. Ytterligare artikelinformation Här kan du komplettera med ytterligare text till fakturan. På fakturan syns texten direkt under orderraden. Huvudbok Innan du är klar ska du kontrollera att rätt kontering är angiven på din order. Längst ner i bild under huvudbok ser du vilken kontering dina orderrader har fått. Konto styrs av artikeln och likaså kostnadsställe om det angivits på artikeln. Är konteringen inte rätt för din order kan du ändra kontering innan ordern sparas. Är det en tillfällig avvikelse i konteringen kan du spara ordern som vanligt. Men om konteringen är felaktig i förhållande till dina flest förekommande faktureringar ska du kontakta din förvaltningsekonom för att rätta uppgifterna på artikeln. Det går också bra att dela upp raden om kontering ska delas upp på flera olika koddelar genom att markera ursprungsraden och sedan välja Dela upp raden.
Uppdaterad: 2017-11-24 11 Fliken Leverans Här kan du fylla i ytterligare fakturatext under huvudtext och bottentext. På fakturan kommer huvudtext över orderrad och bottentext kommer under orderrad. Spara försäljningsorder När du är klar sparas försäljningsordern med Spara-knappen nere till höger
Uppdaterad: 2017-11-24 12 Då öppnas följande fönster: Viktigt att här välja Internfakturering, markera rad välj ok Följande fönster öppnas: Notera ordernumret på ditt Fakturaunderlag som sparas på förvaltningen. Ändra en sparad försäljningsorder som inte är fakturerad Gå till menyn kunder och försäljning och där väljer du försäljningsorder. Längst ner till vänster väljer du knappen Öppen
Uppdaterad: 2017-11-24 13 Skriv in ordernumret på den sparade försäljningsordern och klicka på sök. Klicka på ordernumret och den valda försäljningsordern kommer fram. Det går att ändra vissa saker på en sparad försäljningsorder. Du kan ändra status tex om försäljningsordern är felaktig och inte ska faktureras så väljer du status spärrad, du kanske vill kontrollera något innan den faktureras och kan då välja att parkera försäljningsordern. Viktigt att komma ihåg är att ändra tillbaka statusen på en parkerad försäljningsorder till antingen att fakturera om den ska faktureras eller spärrad om den inte ska faktureras.
Uppdaterad: 2017-11-24 14 Det går inte att ändra en artikel men det går att ändra belopp och antal. Det går också att lägga till en ny orderrad. Det går också att avsluta en orderrad om den är felaktig och sedan lägga in en ny orderrad. Det går att också att ändra eller dela upp kontering. Kopiera försäljningsorder Om du har fler fakturor som ska göras med samma artiklar och text till olika kunder kan du välja att kopiera en befintlig försäljningsorder. Då får du en hel del gratis och slipper skriva ny text på varje order. Gå till menyn kunder och försäljning och där väljer du försäljningsorder . Längst ner till vänster väljer du knappen Öppen

Was this guide helpful to you?